Om een afdeling of team goed aan te kunnen sturen, heb je als manager de juiste informatie nodig. Het komt in mijn werk regelmatig voor dat er wel informatie beschikbaar is zoals aantal fte, aantal geproduceerde uren, percentage ziekteverzuim, etc. maar niet altijd beschikbaar voor de leidinggevende en al helemaal niet voor de professional/medewerker. Dat is jammer want zo valt er vanaf de werkvloer en de leidinggevende weinig te sturen.

Verder is het nog steeds lastig om met deze cijfers op de opbrengsten en kosten te sturen. Wanneer ik op aantal fte’s zou sturen dan kan ik wel binnen de gegeven fte blijven (volgens de begroting) maar de kosten kunnen hoger uitvallen als ik bijvoorbeeld een duurder iemand moet aannemen dan is begroot (zoals een uitzendkracht). Tevens kan ik wel weten wat mijn percentage ziekteverzuim is maar ik heb meestal geen idee wat dit betekent in kosten en of ik binnen mijn begroting/budget blijf. Wanneer ik verschillende dienstverleningen lever en per dienst weet hoeveel ik produceer, dan weet ik nog niet of ik meer op de ene dienst of juist op de andere dienst moet sturen om aan het eind van het jaar goed uit te komen. Lastig dus om verantwoordelijkheid te hebben voor een begroting terwijl ik niet de juiste, werkelijke parameters heb.

Wat je als leidinggevende (en ook de professional/medewerker) dus nodig hebt, is een maandelijks overzicht van de opbrengsten afgezet tegen de (variabele) kosten zoals ziekteverzuim, personeel, scholing en andere kosten. Op deze manier kun je als leidinggevende beter sturen op de variabele kosten en productie door dit bespreekbaar te maken met de medewerker/professional. Daarnaast werkt het stimulerend om inzicht te hebben in wat je oplevert zowel in dienstverlening naar de cliënt maar ook als resultaat in opbrengsten minus kosten voor de organisatie.

Als je het echt goed zou willen doen dan stuur je op de uiteindelijke kwaliteit van de zorg oftewel op het te behalen resultaat. Dit kun je met de professional bepalen en hier met elkaar op sturen. Zie een blog hierover van mijn collega Frank Wolterink.